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Jährliche Verlängerung der Mitarbeiteraccounts (Uni-IDs)

Wie mit Ablauf des Jahres üblich muss eine Verlängerung der Mitarbeiteraccounts (Uni-IDs der Mitarbeiter) zur Nutzung der Informationsdienste des HRZ durchgeführt werden. Dieses Jahr geschieht das zum ersten mal auf elektronischem Weg. Durch eine neue Entwicklung in unserer Benutzerverwaltung wird jetzt allen EDV-Koordinatoren in den Instituten gestattet, sich einzuloggen und die Uni-IDs der Mitarbeiter selbst zu verlängern. In Verbindung mit dieser Aktion schickt das HRZ jedes Jahr im Oktober allen Instituten ein Schreiben mit dem Link und dem institutsspezifischen Token per Hauspost zu.

 

Der EDV-Koordinator kann sich dann mit seiner persönlichen Uni-ID und dem zugeschickten institutsspezifischen Token einloggen. Wenn die Anmeldung erfolgreich ist und die Verlängerungsaktion für dieses Institut noch offen ist, werden alle Uni-IDs im Institut angezeigt. Der EDV-Koordinator kann einige davon zur Verlängerung markieren und zwischenspeichern. Das Zwischenspeichern erlaubt ihm weitere Änderungen vorzunehmen, indem er sich z. B. zu einem späteren Zeitpunkt wieder einloggt.

 

Spätestens bis zum 15. November muss der EDV-Koordinator seine endgültige Wahl treffen und danach die Verlängerungsaktion des Instituts elektronisch abschließen.

 

Durch diese Aktion werden die Verlängerungen an das HRZ übermittelt und es wird eine PDF-Datei erzeugt, die der EDV-Koordinator für seine Unterlagen speichern oder ausdrucken kann.

 

Nachdem die Verlängerungsaktion abgeschlossen wurde, können keine weiteren Änderungen vorgenommen werden und das institutsspezifische Token kann nicht mehr benutzt werden.

 

Die Verlängerungsaktion wird wie gehabt jedes Jahr durchgeführt.

 

Das neue elektronische Verfahren ermöglicht den Instituten ihre Verlängerungen viel schneller und unbürokratischer durchzuführen und dem HRZ zu übermitteln, sowie die Verluste und die Verzögerungen durch die Hauspost zu vermeiden. Durch die Option „Zwischenspeichern“ wird eine Verarbeitung in mehreren Stufen eingeräumt, wobei die EDV-Koordinatoren nicht vergessen dürfen die Verlängerung vor dem Ablauf der Frist abzuschließen.

 

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