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Best practice - sciebo-Officeanwendungen

Alleiniges Arbeiten an Dateien:

  1. Für das tägliche Arbeiten empfiehlt sich der Sciebo-Client. Dadurch ist gewährleistet, dass die Dateien wie gewohnt über den Dateimanager des Betriebssystems aufgerufen werden können.
  2. Verwendung der gewohnten Office-Anwendung (MS-Office, LibreOffice, etc.) wie immer.
  3. Immer darauf achten, dass die Dateien vor dem Herunterfahren des Rechners mit der Sciebo-Cloud synchronisiert wurden. Dieses ist erkennbar im Windows an den Symbolen im Datei-Manager vor den Dateinamen. (grün: alles okay, gelb: in Bearbeitung und rot: Konflikte)

Arbeiten an gemeinsamen Dateien mit dem Sciebo-Client:

Die Sperrdateien, die beim Arbeiten auf Netzlaufwerken, mitteilen, dass bereits eine andere Person die Datei bearbeitet, werden derzeit nicht mit synchronisiert. Das hat zur Folge, dass mehrere Personen, ohne es zu wissen, an derselben Datei arbeiten können. Die durchgeführten Änderungen gehen aber nicht verloren, sondern das System speichert diese in sogenannten Konfliktdateien.

  1. Die Änderungen desjenigen, der die Datei zuerst geöffnet hat, wird synchronisiert und in der Sciebo-Cloud ganz normal in der geöffneten Datei abgelegt.
  2. Die Änderungen der anderen werden in sogenannten Konfliktdateien abgespeichert und können nachträglich durch Copy and Paste in die eigentliche Datei eingepflegt werden.
  3. Die Konfliktdateien werden nicht synchronisiert, sondern bleiben lokal auf dem Rechner. Diese Konfliktdateien sollten zeitnah aufgelöst werden.
  4. Keiner darf weiter in den erzeugten Konfliktdateien arbeiten, da diese den anderen nicht zur Verfügung stehen.

Gemeinsames Arbeiten an Dateien mit OnlyOffice:

  1. Für das gemeinsame Arbeiten empfiehlt sich die Browseranwendung von Sciebo, da man dann mit dem Kollaborationstool OnlyOffice arbeiten kann. Bei OnlyOffice handelt es sich um einen Dokumenteneditor, der derzeit nur die Microsoft Datei-Formate in der Sciebo-Cloud unterstützt. LibreOffice-Dateien können erst nach Konvertierung in das MS-Office Format mit OnlyOffice bearbeitet werden. Die Bedienung und Funktionalitäten von OnlyOffice stimmen nicht mit den sonst verwendeten Anwendungen überein.
  2. OnlyOffice sollte hauptsächlich für Änderungen von Texten und Werten verwendet werden und nicht für Formatierungen. Diese sollten vor und/oder nachher von einer Person in der eigentlichen Anwendung angelegt werden.
  3. Das Zusammenarbeiten funktioniert am besten, wenn in OnlyOffice unter der Registerkarte „Zusammenarbeit“ der Modus „Schnell“ ausgewählt wird, weil die Änderung dann sofort gespeichert wird. Dabei kann jeder sehen wer derzeit am Dokument arbeitet und auch welche Änderungen dieser vornimmt. Die Synchronisation findet allerdings erst statt, wenn alle das Dokument nicht mehr geöffnet haben. Achtung: Durch das sofortige Speichern ist das Rückgängigmachen wie gewohnt nicht möglich. Dafür gibt es die Versionsverwaltung von Sciebo.

Probleme beim Arbeiten mit OnlyOffice:

Generell: Nur Microsoft-Dateien werden direkt in OnlyOffice geöffnet. LibreOffice-Dateien werden nur in der Lesenansicht geöffnet bzw. erst nach der Konvertierung in MS-Formate zum Schreiben in OnlyOffice geöffnet.

MS Word:

  • Nur Inhaltsverzeichnisse können über OnlyOffice eingefügt werden.
  • Verzeichnisse, die bereits über MS Word eingefügt wurden, werden in Inhaltsverzeichnisse umgewandelt.
  • Eigene Beschriftungen können über OnlyOffice nicht verwendet werden. Es stehen nur die Kategorien: Gleichung, Tabelle und Abbildung zur Verfügung.
  • Individuelle Kopf- und Fußzeilen können nicht über OnlyOffice eingerichtet werden.
  • Derzeit besteht keine Möglichkeit Literaturverwaltungsprogramme einzubinden. Ein über Word eingebundenes Literaturverzeichnis erhält beim Aktualisieren eine Fehlermeldung.

MS Excel:

  • Es gibt Probleme mit Datums- und Uhrzeitformaten! Diese werden falsch berechnet, dadurch entstehen auch Folgefehler bei den Regeln der bedingten Formatierung, wenn dort mit Datumswerten gerechnet wird.

MS PowerPoint:

  • Der Folienmaster kann nicht bearbeitet werden, sollte also vorher in PowerPoint festgelegt werden.
  • Textfelder in Formen können sich verschieben, so dass sie nicht mehr in die Form passen.
  • Animationen werden durch Speichern der Datei in OnlyOffice gelöscht.
  • Videos werden nur als Bild angezeigt und können nicht bearbeitet werden.
  • Bildbearbeitung ist nicht möglich, außer Größenänderungen und Drehung des Objektes.
  • Diagramme können nicht bearbeitet werden mit Ausnahme der Beschriftung (z.B. Titel, Datenbeschriftung).
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