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Best practice - sciebo-Projektboxen

Warum eine Projektbox?

Projektboxen sind Speicherkontingente für Arbeitsgruppen, die mit sehr großen Datenmengen (30 GB bis 2 TB) arbeiten. Sie eignen sich besonders für langfristige Projekte mit wechselnder Projektleitung, da die Projektbox an andere Besitzer übertragen werden kann. Es dürfen deshalb keine persönlichen Daten in der Projektbox gespeichert werden.

Wer kann bzw. sollte eine Projektbox beantragen?

Nur Mitarbeiter, die schon einen bestehenden Scieboaccount besitzen, können eine Projektbox beantragen. Bitte beachten Sie vor der Einrichtung der Projektbox, dass alle Systemmeldungen an die Uni-ID des Projektboxinhabers gehen. Stellen Sie sicher, dass diese Mails Sie auch erreichen. Der Inhaber sollte eine Person sein, die ein administratives Verständnis hat und die Strukturen des Projektes/Institutes kennt. Diese Person muss die grundlegenden Einstellungen für die Freigaben und Gruppen vornehmen. Mit der inhaltlichen Arbeit muss der Projektboxinhaber nichts zu tun haben. Der Eigentümer ist somit lediglich der Verwalter der Projektbox. Daher bieten sich hier Personen an, die eine längerfristige Anstellung in der Einrichtung haben. Bei Forschungsprojekten, falls ein Projektteilnehmer, Promovend o.ä. Inhaber ist, sollte nach Abschluss des Projektes die Box an ein Institutsmitglied übergeben werden. Achten Sie dann darauf, dass auch alle Daten tatsächlich in der Projektbox liegen und nicht in einem persönlichen geteilten Ordner.

Wie kann eine Projektbox beantragt werden?

Melden Sie sich auf sciebo.de unter MY SCIEBO mit Ihrer Uni-ID an. Dort finden Sie den Menüpunkt „Projektbox beantragen“. Als erstes legen Sie einen eindeutigen Namen fest. Eine Zuordnung zum Institut ist unbedingt notwendig, ebenso eine kurze Beschreibung. Allgemeine Bezeichnungen, wie Sekretariat, Studium oder Labor sind ohne den Institutsbezug ungeeignet. Die Größe der Projektbox kann 30, 500 oder 2000 GB betragen und sollte realistisch gewählt werden. Eine Vergrößerung zu einem späteren Zeitpunkt ist problemlos möglich. Anschließend senden Sie das Formular ab, die Einrichtung erfolgt meist am selben Tag.
Achtung: Derzeit können wegen Aufrüstung und Standortwechsel der Server bis zum 2. Quartal nur Projektboxen von 30 GB beantragt werden.
Nach Erhalt der E-Mail-Benachrichtigung, können Sie im My Sciebo-Portal die „Projektbox verwalten“ und ein neues Passwort vergeben, welches nur Sie kennen. Danach können Sie sich in der Sciebo-Cloud mit dem Namen der Projektbox anmelden.

Freigabe-Konzepte:

Die Freigabe ist die Basis für die gemeinsame Nutzung der Daten. Es empfiehlt sich eine Ordnerstruktur anzulegen und diesen Ordnern die Freigaben zuzuweisen, statt einzelne Dateien frei zu geben. Bei größeren Projekten ist die Erstellung von Benutzergruppen sinnvoll. Dies hat den Vorteil, dass bei Hinzufügen oder Entfernen eines Benutzers alle Rechte sofort vergeben bzw. entzogen werden. Nur der Bearbeitende, der die Gruppe anlegt, kann Gruppenmitglieder hinzufügen oder löschen. Die Gruppenerstellung findet man in den persönlichen Einstellungen in der Browseransicht. In die Benutzergruppen können zurzeit nur Mitglieder der eigenen Instanz (uni-bonn.de) eingefügt werden. Die Benutzergruppen stehen dann der kompletten Instanz zur Verfügung. Wählen Sie den Gruppennamen sorgfältig und mit detaillierten Informationen, damit es hier nicht zu Verwechslungen kommen kann!

Vererbung der Rechte:

Der Nutzer hat immer die Rechte, die der Freigabe zugeteilt wurde. Diese wirken sich auf alle untergeordneten Verzeichnisse und Dateien aus. Befindet sich ein Nutzer in zwei verschiedenen Gruppen mit unterschiedlicher Berechtigung auf ein und denselben Ordner, erhält er immer das höhere Recht. Durch zusätzliches Hinzufügen in eine Gruppe mit niedrigerer Berechtigung, lässt sich kein Recht einschränken. Gibt es innerhalb der Ordnerstruktur verschiedene Freigaben mit unterschiedlichen Berechtigungen für die gleiche Gruppe, gilt immer das Recht des ausgewählten Ordners. Durch die mehrfache Freigabe eines Ordners wird auch mehr Speicherplatz für die Synchronisation benötigt.

Anrechnung Speicherplatz:

Die in der Projektbox gespeicherten Daten werden nicht der Quota des persönlichen Accounts, sondern der Projektbox, zugerechnet.

Sicherheit:

Grundsätzlich sollte den Nutzern das Recht zum Löschen und Teilen nur in ganz besonderen Fällen gegeben werden. Die Option Teilen ist standardmäßig aktiv und muss ggf. entfernt werden. Die Option Löschen ist auch beim Vollzugriff standardmäßig nicht enthalten. Denn löscht ein Nutzer einen Ordner oder eine Datei im lokalen Scieboordner der Projektbox, so würde diese auch in der Sciebo cloud durch die Synchronisation entfernt.

Backup:

Die Daten auf Sciebo sollten immer noch gesondert gespeichert werden, denn sie können von den Sciebo-Administratoren nicht wiederhergestellt werden! Sichern Sie die Daten auf externen Speichermedien.

Weitere Informationen auch auf sciebo.de: https://www.sciebo.de/anleitung/pbox.html

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