Gemeinsames Verwenden einzelner Ordner
Oft reicht es aus nur einzelne Ordner des E-Mail-Account anderen Personen zu Verfügung zu stellen.
Beispielsweise sollen Kalender gemeinsam gepflegt werden oder Adressbücher zusammen genutzt werden.
Hier die dazu nötige Vorgehensweise:
Die Einrichtung erfolgt in drei Schritten und wird über Webmail durchgeführt. Über diesen Weg werden diese Informationen auf dem Mail-Server abgelegt, so dass die eingebundenen Ordner beim Einrichten eines E-Mail Kontos auf mobilen Geräten oder unter Outlook-MAPI sofort sichtbar und nutzbar werden.
Schritt 1: Rechtevergabe
Die Rechte für den gemeinsam genutzten Ordner werden vom Besitzer der Uni-ID vergeben
Vorgehensweise:
Pronto (Standardoberfläche)
- Der Besitzer des Ordners meldet sich über Webmail an.
- In der linken Leiste wird der entsprechende Bereich (E-Mail, Kontakte, Kalender oder Aufgaben) ausgewählt,
hier z. B. Kalender
- Es öffnet sich das Fenster mit den zur Verfügung stehenden Kalendern.
- Den gewünschten Kalender markieren und über das darüber befindliche Zahnrad das Dialogfenster für die Rechtevergabe öffnen:
- Unter Zugriffskontrolle wird die Uni-ID der berechtigten Person eingetragen bzw. domänenübergreifend die vollständige E-Mail-Adresse (keinen Alias), die gewünschten Rechte ausgewählt und gespeichert.
- Automatisch verschickt das Programm nach Abschluss des Vorgangs eine E-Mail an die eingetragene Uni-ID, so dass dieser damit Schritt 2 durchführen kann.
Diese Vorgehensweise funktioniert bei allen gemeinsam genutzten Ordnertypen, sprich E-Mail, Kalender, Kontakte oder Aufgaben.
Schritt 2: Ordner abonnieren
Der gemeinsam genutzte Ordner muss vom Berechtigten abonniert werden. Auch dies ist für alle Ordnertypen gleich, hier wieder am Beispiel eines gemeinsamen Kalenders.
Vorgehensweise:
- Durch eine E-Mail erfährt der Berechtigte, dass er Zugang zu einem bestimmten Ordner einer anderen Person erhalten hat. Allerdings kann nur über Webmail der Anmelden-Button ausgeführt werden.
- Deshalb Webmail aufrufen.
- Dort öffnet der Berechtigte in der INBOX die E-Mail und klickt auf den Button Anmelden (siehe E-Mail-Text)
- Ein Fenster öffnet sich, indem der zu abonnierende Ordner noch einmal mit Pfadangabe gezeigt wird.
- Sobald der Button Speichern geklickt wird, wird in der entsprechenden Kategorie (hier: Kalender) ein Ordner mit dem Namen der Uni-ID angelegt und darunter der Kalender eingefügt. Zum Anzeigen der Termine: Ordner öffnen und den Kalender auswählen.
Falls es keine E-Mail zum Abonnieren gibt, kann das Abonnieren auch manuell durchgeführt werden. Siehe: Manuelles Abonnieren
Wichtig:
Für die Nutzung des Kalenders innerhalb von Webmail reicht Schritt 1-2 aus. Für die Nutzung mit den Protokollen CalDAV und CardDAV ist sogar nur Schritt 1 erforderlich.
Für Outlook MAPI und das Einbinden auf mobilen Geräten mit einem Exchange Konto wird hingegen ein Alias benötigt um den Ordner auch dort dauerhaft einzubinden.
Schritt 3: Setzen eines Alias
Vorgehensweise:
- Nachdem Schritt 2 abgeschlossen ist, wird der abonnierte Kalender (nicht der Uni-ID-Ordner) ausgewählt und über das darüber befindliche Zahnrad die Eigenschaften des Ordners geöffnet
- Neben Alias befindet sich ein Schieber, der durch Klicken von Off auf ON gesetzt wird.
- Jetzt kann in das Fenster der gewünschte Aliasname (z.B. Abteilung xyz) eingegeben werden, allerdings existiert dieser Kalender nun doppelt: unter Aliasname und unter dem Ordner Uni-ID
- Damit die Daten aus dem Kalender nicht doppelt angezeigt werden, wird der Haken beim Kalender innerhalb des UNI-ID-Ordners entfernt und eingeklappt.
Beenden eines Ordner-Abonnements
- Wie beim manuellen Abonnieren wird über das +-Zeichen im gewünschten Bereich der Befehl Ordner abonnieren aufgerufen.
- Dann wird die E-Mail-Adresse des Besitzers eingetragen und mit der Enter-Taste bestätigt.
- Die abonnierten Ordner werden angezeigt und können durch Haken entfernen gelöscht werden.
Nachdem die gewünschten Ordner freigegeben und abonniert wurden, können diese über verschiedene Clients oder über Webmail verwendet werden.
Verwenden der eingerichteten Ordner
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Wurde der gemeinsame Ordner (E-Mail, Kalender, Kontakt oder auch Aufgaben) wie beschrieben eingerichtet, so kann auf diese mit verschiedenen Clients oder mobilen Geräten darauf zugegriffen werden.
Webmail
Die abonnierten Ordner werden in der Oberfläche wie die eigenen angezeigt und können genauso verwendet werden.
Outlook (Windows)
Nur beim Einrichten eines Outlook-Mapi Kontos werden die abonnierten Ordner an der jeweiligen Position angezeigt und können dann wie gewohnt verwendet werden.
Thunderbird
Bei Thunderbird muss man zwischen den einzelnen Ordnertypen unterscheiden: E-Mail-Ordner werden über die Einstellungen im Thunderbird abonniert und können dann verwendet werden. Siehe auch Thunderbird-Anleitung.
Kalender: hierfür wird das AddOn Lightning benötigt, dass mittlerweile standardmäßig mit Thunderbird installiert wird. Der Kalender muss dann über das CalDAV-Protokoll eingebunden werden.
Kontakte: hierfür wird das AddON Cardbook benötigt. Die Kontakte werden dann über das CardDAV-Protokoll eingebunden.
