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Groupwarefunktionen

Gemeinsame Nutzung von E-Mail-Ordnern, Kalendern, Kontakte und Aufgaben

Die Einrichtung erfolgt in drei Schritten und wird über Webmail durchgeführt. Über diesen Weg werden diese Informationen auf dem Mail-Server abgelegt, so dass die eingebundenen Ordner  beim Einrichten eines E-Mail Kontos auf mobilen Geräten oder unter Outlook-MAPI sofort sichtbar und nutzbar werden.

Schritt 1: Rechtevergabe

Die Rechte für den gemeinsam genutzten Ordner werden vom Besitzer der Uni-ID vergeben

Vorgehensweise:

Pronto (Standardoberfläche)

  • Der Besitzer des Ordners meldet sich über   Webmail an.
  • In der linken Leiste  wird der entsprechende Bereich (E-Mail, Kontakte, Kalender oder Aufgaben) ausgewählt,
    hier z. B. Kalender

Prontorechtevergabe

 

  • Es öffnet sich das Fenster mit den zur Verfügung stehenden Kalendern.
  • Den gewünschten Kalender markieren und über das darüber befindliche Zahnrad das Dialogfenster für die Rechtevergabe öffnen:

 Pronto_Dialog Rechte

 

  • Unter Zugriffskontrolle wird die Uni-ID der berechtigten Person eingetragen bzw. domänenübergreifend die vollständige E-Mail-Adresse (keinen Alias), die gewünschten Rechte ausgewählt und gespeichert.
  • Automatisch verschickt das Programm nach Abschluss des Vorgangs eine E-Mail an die eingetragene Uni-ID, so dass dieser damit Schritt 2 durchführen kann.

Diese Vorgehensweise funktioniert bei allen gemeinsam genutzten Ordnertypen, sprich E-Mail, Kalender, Kontakte oder Aufgaben.

Schritt 2: Ordner abonnieren

Der gemeinsam genutzte Ordner muss vom Berechtigten abonniert werden. Auch dies ist für alle Ordnertypen gleich, hier wieder am Beispiel eines gemeinsamen Kalenders.

Vorgehensweise:

  • Durch eine E-Mail erfährt der Berechtigte, dass er Zugang zu einem bestimmten Ordner einer anderen Person erhalten hat. Allerdings kann nur über Webmail der Anmelden-Button ausgeführt werden.
  • Deshalb Webmail aufrufen.
  • Dort öffnet der Berechtigte in der INBOX die E-Mail und klickt auf dem  Button Anmelden (siehe E-Mail-Text)

Zugriffskontrolle

 

  • Ein Fenster öffnet sich, indem der zu abonnierende Ordner noch einmal mit Pfadangabe gezeigt wird.

abonnieren_Pronto

 

  • Sobald der Button Speichern geklickt wird, wird in der entsprechenden Kategorie (hier: Kalender) ein Ordner mit dem Namen der Uni-ID angelegt und darunter der Kalender eingefügt. Zum Anzeigen der Termine: Ordner öffnen und den Kalender auswählen.

Pronto_Kalender

 

Falls es keine E-Mail zum Abonnieren gibt, kann das Abonnieren auch manuell durchgeführt werden. Siehe: Manuelles Abonnieren

Wichtig:

Für die Nutzung des Kalenders innerhalb von Webmail und den mobilen Endgeräten reicht Schritt 1-2 aus.

Für  Outlook MAPI wird hingegen ein Alias benötigt um den Ordner auch dort dauerhaft einzubinden.

Schritt 3: Setzen eines Alias

Vorgehensweise:

  • Nachdem Schritt 2 abgeschlossen ist, wird der abonnierte Kalender (nicht der Uni-ID-Ordner) ausgewählt und  über das darüber befindliche Zahnrad die Eigenschaften des Ordners geöffnet

Pronto_Alias

 

  • Neben Alias befindet sich ein Schieber, der durch Klicken von Off auf ON gesetzt wird.

Alias_Name

 

  • Jetzt kann in das Fenster der gewünschte Aliasname (z.B. Abteilung xyz) eingegeben werden, allerdings existiert dieser Kalender nun doppelt: unter Aliasname und unter dem Ordner Uni-ID

Abo_löschen

 

  • Damit die Daten aus dem Kalender nicht doppelt angezeigt werden, wird der Haken beim Kalender innerhalb des UNI-ID-Ordners entfernt und eingeklappt.

Beenden eines Ordner-Abonnements

  • Wie beim manuellen Abonnieren wird über das +-Zeichen im gewünschten Bereich der Befehl  Ordner abonnieren aufgerufen.
  • Dann wird die E-Mail-Adresse des Besitzers eingetragen und mit der Enter-Taste bestätigt.
  • Die abonnierten Ordner werden angezeigt und können durch Haken entfernen gelöscht werden.

    abonnieren_manuell_2.PNG

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