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Gemeinsame Nutzung von E-Mail-Ordnern, Kalendern und Kontakten

Gemeinsam genutzte E-Mail-Ordner, Kalender und Kontakte gehören immer zu einer bestimmten Uni-Id. Dabei werden persönliche oder funktionelle Uni-IDs nicht unterschieden.

Die Einrichtung erfolgt in zwei Schritten und wird am sinnvollsten über Webmail durchgeführt. Über diesen Weg werden diese Informationen auf dem Mail-Server abgelegt, so dass die so eingebundenen Ordner bei Einrichten eines Mail-Kontos sofort mit sichtbar und nutzbar werden.

Schritt 1:

Die Rechte für den gemeinsam genutzten Ordner werden vom Besitzer der Uni-ID vergeben

Vorgehensweise:

Viewpoint (Standard)

  • Der Besitzer des Ordners meldet sich über  Webmail an
  • Klicken Sie auf das Symbol vor dem gemeinsam zu nutzenden Ordner 

Rechtevergabe

  • Geben Sie in dem Feld "Identifikator" die Uni-ID des Berechtigten an bzw. wird die gesamte E-Mail-Adresse benötigt, wenn der Besitzer des Ordners und der Berechtigte nicht der gleichen Domäne der E-Mail-Adresse angehören.
  • Vergeben Sie dann die gewünschten Rechte. Beachten Sie dabei, ob diese auch für mobile Geräte sichtbar und die Unterordner mit einbezogen werden sollen.
  • Gespeichert werden die Einstellungen über den blauen Haken oben links im Fenster

 

Schritt 2:

Der gemeinsam genutzte Ordner muss vom Berechtigten abonniert werden

Vorgehensweise:

  • Der Berechtigte meldet sich über Webmail an
  • Über den Link Management links unten wird das Menü zum Abonnieren von Ordner geöffnet

 Management

  • Dort wird dann der gewünschte Ordner eingetragen.
    Das Feld "Alias" ist beliebig wählbar, dagegen im Feld "Ordnername" muss folgender Eintrag vorgenommen werden "~Uni-ID/Ordner" .
    Hier gilt ebenfalls, dass bei unterschiedlichen Domänen  anstelle der Uni-ID die volle E-Mail-Adresse eingegeben werden muss.

Abonnieren von Ordnern

 

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