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Gemeinsame Nutzung von E-Mail-Ordnern, Kalendern, Kontakte und Aufgaben

Gemeinsam genutzte E-Mail-Ordner, Kalender, Kontakte und Aufgaben gehören immer zu einer bestimmten Uni-ID. Dabei werden persönliche oder funktionelle Uni-IDs nicht unterschieden.

Jedoch ist es sinnvoll gemeinam genutzte Ordner immer über eine funktionelle Uni-ID zu betreiben, da diese bei Ausscheiden des Besitzers übertragen werden kann.

Die Einrichtung erfolgt in zwei Schritten und wird über Webmail durchgeführt. Über diesen Weg werden diese Informationen auf dem Mail-Server abgelegt, so dass die eingebundenen Ordner  beim Einrichten eines E-Mail Kontos auf mobilen Geräten oder unter Outlook-MAPI sofort sichtbar und nutzbar werden.

Wird mit E-Mail-Adressen unterschiedlicher Subdomänen gearbeitet, so reicht sowohl bei der der Rechtevergabe als auch beim Abonnieren die Uni-ID nicht aus. Hier muss dann die vollständige E-Mail-Adresse angegeben werden.

Schritt 1: Rechtevergabe

Die Rechte für den gemeinsam genutzten Ordner werden vom Besitzer der Uni-ID vergeben

Vorgehensweise:

ViewPoint (Standardoberfläche)

  • Der Besitzer des Ordners meldet sich über   Webmail an.
  • In der linken Leiste  wird auf das Symbol  des entsprechenden Ordners (E-Mail, Kontakte, Kalender oder Aufgaben) geklickt.
    Es öffnen sich die Einstellungen des Ordners.
  •  
  • Unter Zugriffskontrolle wird die Uni-ID der berechtigten Person eingetragen, die gewünschten Rechte ausgewählt und aktualisiert.
    Beachten Sie, dass das Administratorrecht demjenigen das Recht gibt weiteren Personen Rechte zu geben und dass dadurch auch die privaten Termine mit allen Informationen gesehen werden.

Diese Vorgehensweise funktioniert bei allen gemeinsam genutzten Ordnertypen, sprich E-Mail, Kalender, Kontakte oder Aufgaben.

Schritt 2: Ordner abonnieren

Der gemeinsam genutzte Ordner muss vom Berechtigten abonniert werden. Auch dies ist für alle Ordnertypen gleich, hier wieder am Beispiel eines gemeinsamen Kalenders.

Vorgehensweise:

  • Der Berechtigte benötigt vom Besitzer die Information, dass er Zugang zu einem bestimmten Ordner erhalten hat.
  • Der Berechtigte ruft Webmail auf.
  • Dort wird durch Klicken auf den Link Management folgendes Fenster geöffnet

Management.JPG

  • Tragen Sie unter dem Feld Alias einen aussagekräftigen Namen ein.
  • Daneben wird als Ordnername immer ~Uni-ID/Ordnername eingetragen.
    Wichtig ist dabei die Groß- und Kleinschreibung zu beachten.

 

 

 

 

 

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