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Gemeinsame Nutzung von E-Mail-Ordnern, Kalendern, Kontakte und Aufgaben

Gemeinsam genutzte E-Mail-Ordner, Kalender, Kontakte und Aufgaben gehören immer zu einer bestimmten Uni-ID. Dabei werden persönliche oder funktionelle Uni-IDs nicht unterschieden.

Jedoch ist es sinnvoll gemeinam genutzte Ordner immer über eine funktionelle Uni-ID zu betreiben, da diese bei Ausscheiden des Besitzers übertragen werden kann.

Die Einrichtung erfolgt in drei Schritten und wird über Webmail durchgeführt. Über diesen Weg werden diese Informationen auf dem Mail-Server abgelegt, so dass die eingebundenen Ordner  beim Einrichten eines E-Mail Kontos auf mobilen Geräten oder unter Outlook-MAPI sofort sichtbar und nutzbar werden.

Schritt 1: Rechtevergabe

Die Rechte für den gemeinsam genutzten Ordner werden vom Besitzer der Uni-ID vergeben

Vorgehensweise:

Pronto (Standardoberfläche)

  • Der Besitzer des Ordners meldet sich über   Webmail an.
  • In der linken Leiste  wird der entsprechende Bereich (E-Mail, Kontakte, Kalender oder Aufgaben) ausgewählt,
    hier z. B. Kalender

Prontorechtevergabe

 

  • Es öffnet sich das Fenster mit den zur Verfügung stehenden Kalendern.
  • Den gewünschten Kalender markieren und über das darüber befindliche Zahnrad das Dialogfenster für die Rechtevergabe öffnen:

 Pronto_Dialog Rechte

  • Unter Zugriffskontrolle wird die Uni-ID der berechtigten Person eingetragen, die gewünschten Rechte ausgewählt und gespeichert.
  • Automatisch verschickt das Programm nach Abschluss des Vorgangs eine E-Mail an die eingetragene Uni-ID, so dass dieser damit Schritt 2 durchführen kann.

Diese Vorgehensweise funktioniert bei allen gemeinsam genutzten Ordnertypen, sprich E-Mail, Kalender, Kontakte oder Aufgaben.

Schritt 2: Ordner abonnieren

Der gemeinsam genutzte Ordner muss vom Berechtigten abonniert werden. Auch dies ist für alle Ordnertypen gleich, hier wieder am Beispiel eines gemeinsamen Kalenders.

Vorgehensweise:

  • Durch eine E-Mail erfährt der Berechtigte, dass er Zugang zu einem bestimmten Ordner einer anderen Person erhalten hat.
  • Webmail wird mit dem Layout Pronto aufgerufen.
  • Dort ruft der Berechtigte in der INBOX die E-Mail auf und klickt auf dem  Button Anmelden (siehe E-Mail-Text)

Zugriffskontrolle 

  • Ein Fenster öffnet sich, indem der zu abonnierende Ordner noch einmal mit Pfadangabe gezeigt wird.

abonnieren_Pronto

 

  • Sobald der Button Speichern geklickt wird, wird in der entsprechenden Kategorie (hier: Kalender) ein Ordner mit dem Namen der Uni-ID angelegt und darunter der Kalender eingefügt. Zum Anzeigen der Termine: Ordner öffnen und den Kalender auswählen.

Pronto_Kalender

 

 

Wichtig:

Für die Nutzung des Kalenders innerhalb von Webmail und den mobilen Endgeräten reicht Schritt 1-2 aus. Übersichtlicher wird es häufig

Für  Outlook MAPI wird hingegen ein Alias benötigt um den Ordner auch dort dauerhaft einzubinden.

Schritt 3: Setzen eines Alias

Vorgehensweise:

  • Nachdem Schritt 2 abgeschlossen ist, wird der abonnierte Kalender (nicht der Uni-ID-Ordner) ausgewählt und  über das darüber befindliche Zahnrad die Eigenschaften des Ordners geöffnet

Pronto_Alias

  • Neben Alias befindet sich ein Schieber, der durch Klicken von Off auf ON gesetzt wird.

Alias_Name

  • Jetzt kann in das Fenster der gewünschte Aliasname (z.B. Abteilung xyz) eingegeben werden, allerdings existiert dieser Kalender nun doppelt: unter Aliasname und unter dem Ordner Uni-ID

Abo_löschen

  • Über das Auswählen der Eigenschaften (Zahnrad) des Ordners Uni-ID wird der Haken vor dem Kalender entfernt. Der Eintrag des Ordners verschwindet einschließlich des enthaltenen Kalenders.

abonnieren_Pronto

  • Die Kalender werden nun alphabetisch über deren Namen angezeigt.

Kalender_abo_gewünscht

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