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Regelerstellung

Mit Regeln kann die INBOX automatisch aufgeräumt und E-Mails je nach Absender und/oder Betreff in die dafür vorgesehenen Ordner verschoben werden.

Auch können unerwünschte E-Mails direkt mit der entsprechenden Regel gelöscht werden.

Damit Regeln unabhängig vom E-Mail-Client gültig sind, werden diese über Webmail eingerichtet. Dadurch werden diese Regeln direkt auf die einkommenden E-Mails angewendet und sofort richtig einsortiert.

 

Vorgehensweise (Layout: ViewPoint)

  • Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse bei Webmail an
  • Öffnen Sie über den Button Email-Kontrolle das Fenster zur Erstellung von Regeln:

Regeln_Viewpoint

  • Tragen Sie unten beim "Hinzufügen" im Feld "Name" einen aussagekräftigen Regelnamen ein und bestätigen diesen mit dem Button "Erstellen"

regeln1.PNG

  • Die Regel wird jetzt in der Liste der Regeln angezeigt und kann über den Button "Bearbeiten" eingerichtet werden

regeln2.PNG

 

Aufbau der Regel

Hier nun einige Hinweise zum Aufbau der Regeln.

Zunächst werden die Kriterien festgelegt nach denen die E-Mails gefiltert werden sollen.

regel_daten.PNG

 

Dafür wird aus dem Bereich Daten ein Feld ausgewählt.

Am häufigsten wird hierbei das "Von:"-Feld bzw. das "Betreff"-Feld ausgesucht.

 

Dann wird dazu aus dem Bereich Operation eine Aktion ausgewählt.

Für exakte Übereinstimmung wählt man die Operation "ist" aus, kann diese aber noch mit Hilfe des Wildcard-Zeichens * erweitern. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle.

regel_operation.PNG

Beispiel:

Regel 1: Betreff ist Test

filtert alle E-Mails mit dem Betreff Test heraus, aber nicht mit Betreff: Testen

Regel 2: Betreff ist Test*

filtert alle E-Mails mit dem Betreff Test... heraus, also auch mit dem Betreff: Testsieger oder Test von ...

Regel 3: Betreff ist *Test*

filtert alle E-Mail mit dem Betreff ... test... heraus, egal an welcher Position test steht

Bestimmung der Aktion

Ist die Regel aufgebaut, so muss bestimmt werden, was mit diesen E-Mails geschieht.

Hierfür wird aus dem Feld "Tätigkeit" eine Aktion ausgewählt.

 regel_taetigkeit.PNG Beachten Sie dabei, dass die Tätigkeit "Speichern in" eine Kopie erstellt, so dass die herausgefilterte E-Mail, sowohl in dem gewünschten Ordner als auch in der INBOX angezeigt werden und damit doppelten Speicherplatz belegen.

Erst durch das hinzufügen der Tätigkeit "Verwerfen" wird die gefilterte E-Mail nicht mehr in der INBOX angezeigt.

Um eine weitere Tätigkeit hinzuzufügen, muss zwischendurch über den blauen Haken die Regel aktualisiert werden.

Beachten Sie bei den Ordnern, dass der gesamte Pfad angegeben werden muss.

Soll beispielsweise eine E-Mail in den Unterordner "erledigt" der INBOX verschoben werden, so ist der Pfad "INBOX/erledigt"

Beispielregeln

Wer beispielsweise jede Woche eine E-Mail mit dem Betreff "Spam Quarantine Notification" erhält, kann diese mit folgenden Regeln

Direkt löschen
die E-Mails werden auch nicht in den Papierkorb verschoben regel_verwerfen

in einen Ordner verschieben

regel_verschieben.PNG

 in den Papierkorb (Trash) verschieben

regel_papierkorb.PNG


 

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