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Regelerstellung

Regeln können dafür sorgen, dass Mails mit bestimmten Merkmalen z.B. einem definierten Wort im Betreff, in einem bestimmten Ordner einsortiert, oder aber auch automatisch beantwortet werden. Auch können unerwünschte E-Mails direkt mit der entsprechenden Regel gelöscht werden.

In Pronto können so genannte E-Mail-Regeln angelegt werden, die nicht lokal für einen bestimmten E-Mail-Client gelten, sondern serverweit gültig sind. Somit müssen Regeln nur einmalig angelegt werde und können zentral gepflegt werden.

Damit Regeln unabhängig vom E-Mail-Client gültig sind, werden diese über Webmail eingerichtet. Dadurch werden diese Regeln direkt auf die einkommenden E-Mails angewendet und sofort richtig einsortiert.

  • Zunächste meldet man sich bei Pronto mit der persönlichen Uni-ID an und wählt in der linken Menüleiste den Punkt Einstellungen und die Kategorie Regeln.

  • Auf der rechten oberen seite findet man ein + Zeichen mit dem eine neue Regel hinzugefügt werden kann. Nun kann man auch den Namen und eine Beschreidung der gewünschten Regel eingeben.
    (Beispiel hier: Regelname = Test und Beschreibung = Testbeschreibung)

  • Man hat die Wahl zwischen den Schaltflächen Expertenmodus und Weiter. Wenn man auf Expertenmodus klickt, werden Filtereinstellungen mit mehreren Bedingungen Aktionen auf einer Seite dargestellt.

(Beispiel hier: Die regel test soll alle Nachrichten von test@testadresse verwerfen)

  • Hier kann man beliebig viele Bedingungen und Aktionen hinzufügen indem man auf die + Zeichen klickt. Speichern kann man mit Regel speichern.
  • Wenn man auf der ersten Seite auf Weiter geklickt hat, wird man schrittweise durch die Einstellung geführt. Zuerst wählt man die Bedngungen aus. Mehrere Adressen werden mit einem Komma getrennt.

 (Beispiel: Die ausgewählte Bedingung soll alle Nachrichten der Adresse [Email protection active, please enable JavaScript.] beinhalten, deren Betreff testbetreff lautet)

  • Mit einem Klick auf Weiter kann man die Aktionen auswählen.

 

(Beispiel: Die Aktion zu der vorher gewählten Bedingungen [alle Nachrichten der Adresse [Email protection active, please enable JavaScript.], deren Betreff testbetreff lautet] wurde ausgewählt und nun schon alle Nachrichten dieser Adresse automatisch gelöscht werden. Man kann alternativ auch die Aktion Verschieben in Papierkorb/Trash wählen.)

  • Auch hier speichert man mit Regel speichern.
  • Ist eine Auflistungen der zuvor angegebenen Regeln zu finden, die man jederzwit mit dem Zahnradsymbol bearbeiten kann oder mit dem Papierkorb löschen.

(Beispiel: Die zuvor erstellte Regel Test mit Beschreibung Testbeschreibung ist nun zu sehen.)

  • Zum Einstelle der Reihenfolge, in welcher die Regeln abgearbeitet werden, klickt man auf den Pfeil hinter der Zahl und wählt die gewünschte Priorität.
  • In jedem Fall sollte man stets auf Aktualisieren klicken, wenn man Erstellen oder ändern der Regel fertig ist und auf Speichrn um alle Änderungen zu Speichern. Das gilt auch dann, wenn man mit Regel löschen eine Regel entfernt hat.
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