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MS Office

Aktuelle Informationen zum MS Office 2016 und dem Einsatz in der Universität Bonn finden Sie hier...

Allgemein

Zunächst muss man bei MS Office unterscheiden, ob es sich um Lizenzen für den Einsatz auf Rechnern der Universität ("Arbeitsplätze") handelt, die über den Rahmenvertrag von MS Select ausgestattet werden können (s. Softwareshop).

Diese (und NUR diese) sollten für einen dienstlichen Rechner, der der Universität gehört, eingesetzt werden! (vgl. "MS Office 2016 - Aktuelles")

Wenn Office auf Rechnern eingesetzt werden soll, die NICHT der Universität gehören, unterscheidet man Mitarbeiter und Studierende:

  • Für Studierende gibt es derzeit keine zentralen Beschaffungsmöglichkeiten. D.h. Studierende können nur die offiziell von Microsoft angebotenen Versionen für Privatpersonen/Studierende nutzen (als Office-Kaufversion oder als Office 365 Abo - auch hier nur für Privatpersonen ohne Schutz der persönlichen Daten oder Dateien (=Inhalte)).
  • Mitarbeiter der Universität können theoretisch aus mehreren Angeboten ein Office für einen privaten Rechner erhalten. In der Praxis bleibt meist nur die gleiche Aussage wie für Studierende übrig, da in der Regel die Vorbedingungen für über die Universität gesteuerte Rabatte nicht vorhanden sind. Dennoch folgt hier eine Übersicht - weiter unten gibt es mehr Informationen. Grundsätzlich gibt es:
  1. das von MS als "Work-at-Home" bezeichnete Recht, ein Office-Paket auch auf EINEM privaten Rechner (ausschließlich zu DIENSTLICHEN Zwecken zu nutzen), wenn Sie in der Universität einen Computer mit der GLEICHEN Office Lizenz als "Hauptnutzer" zugewiesen bekommen haben (d.h. Sie müssen innerhalb von 90 Tagen MEHR als 50% der Zeit den Rechner benutzen).
  2. das sogenannte "Home-Use-Program" (HUP), bei dem durch Zahlung einer geringen Gebühr die Nutzung auf einem privaten Rechner (dienstlich oder privat) erlaubt ist, wenn die u.a. Vorbedingungen eingehalten sind (die in der Regel nicht eingehalten werden!). Wenn Sie so etwas möchten, fragen Sie bei der ASKnet. Problem: Home-Use-Programm endet, wenn die Lizenz in der Uni endet (z.B. bei Miete) oder wenn Sie die Uni verlassen - auch wenn Sie dafür bezahlt haben.
  3. die frei verfügbaren Office-Angebote von Microsoft. Dazu gehören derzeit die Office-Kaufversionen oder die Angebote unter Office 365 (für Privatleute). Bitte beachten Sie, dass die Angebote "Office 365 University" nichts mit einem gesicherten (Business)-Office365 zu tun haben. Diese gehören dem rein privaten Bereich an, der von Microsoft verwaltet und ausgewertet wird und bei dem alle Dateien, die in der Cloud gespeichert werden (Onedrive), regelmäßig einem inhaltlichen Scan unterzogen werden. Die lokal "installierbare" Version des Office Paketes, die aus diesem Angebot kommt, ist eine reine "gestreamte" Version ("Click2Play"), die bei jedem Aufruf mit der Version aus der Cloud abgeglichen und bei Bedarf aktualisiert wird.
  4. Falls die Universität entsprechende (teure) Verträge abschließen und die Ressourcen für die Administration und eine Anbindung an Universitäre Dienste, wie z.B. unser Identity-Management bereitstellen würde, könnte auch eine Instanz von Office 365 (Business) eingerichtet werden. Dies hat die Universität Bonn aus Datenschutz-/gesetzlichen Gründen und wegen der Kosten bisher nicht positiv entschieden.
     

Schauen wir uns die verschiedenen Varianten an:

zu 2: Home-Use-Program:

Auf der MS Webseite zum Home-Use-Program (FAQ: http://www.microsofthup.com/hupemea1/faq.aspx?culture=de-DE) findet sich folgende Information:

"Das Home Use Program ist eine Software Assurance-Vergünstigung für Volumenlizenzkunden von Microsoft mit aktiver Software Assurance für ihre Office-Anwendungen. Mitarbeiter, die diese Lizenzen am Arbeitsplatz verwenden, sind berechtigt, diese Office-Anwendungen für die Verwendung auf einem Heim-PC zu erwerben. Dies gilt jedoch nur für den Zeitraum ihrer Beschäftigung. Diese zeitlich begrenzte Lizenz läuft mit Ablauf von Software Assurance oder mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses des Kunden ab, der über die Lizenz verfügt."

In der Regel kaufen die Institute ihre Office-Lizenzen nicht mit Software-Assurance (die jeweils ab Kauf bis zum Jahrestag des Select-Vertrags (1.7.) und dann jeweils 2 Jahre gültig ist). FALLS das Institut doch für den Arbeitsplatz mit SA gekauft hat, muss immer noch gelten, dass der Arbeitsplatz einem Mitarbeiter EXPLIZIT zugewiesen ist und die Lizenz von diesem Mitarbeiter als "Hauptbenutzer" genutzt wird. Ein Arbeitsplatz auf dem z.B. vormittags die eine Sekretärin sitzt und nachmittags eine anderer Sekretär (zu je 50%), "gehört" keiner Person - damit ist für beide keine Nutzung "am Arbeitsplatz" definiert und sie fallen aus dem Home-Use-Program heraus. Die geringe Gebühr, die für Mitarbeiter im "Home-Use-Program" anfällt, ergibt sich somit aus der Begrenztheit der Lizenz. Da es sehr kompliziert ist, im Blick zu halten, ob eine HUP-Lizenz gültig ist oder nicht, verzichten die meisten Einrichtungen darauf, ihren Mitarbeitern das HUP anzubieten. Nebenbei: Rabatte, die man auf diesem Weg erhält, gelten in Deutschland als "geldwerter Vorteil" (da man durch seine Arbeit einen Rabatt erhält) und dieser muss bei der Steuererklärung angegeben werden...

zu 1: Work-At-Home-Program:

Das Work-At-Home-Programm wurde früher von Microsoft verwendet, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, FALLS Ihnen ein fester Arbeitsplatz im Unternehmen zugeordnet wurde, auch zuhause eine Office-Lizenz NUR FÜR DEN DIENSTLICHEN GEBRAUCH zu installieren. Dabei musste allerdings spezielle Installationsmedien genutzt werden, die den internen Key der Einrichtung bereits enthielten. Außerdem musste eine ausführliche Liste der auf diese Art herausgegebenen Installationen geführt werden (mit vielen netten Informationen, wer denn die Lizenz hatte, wo er seine dienstliche Lizenz sonst hat etc.).

Mittlerweile hat die Fa. Microsoft wohl in vielen Fällen den Versand der speziellen Installationsmedien eingestellt. Da die meisten Nutzer mit einer solchen Installation auch KEINEN privaten Text schreiben durften, hat sich das Konzept (auch wegen des großen administrativen Aufwands) nicht gehalten. Über den Softwareshop kann man solche Datenträger für Work-At-Home noch kaufen. Wichtig ist folgende Beschreibung:

Work-at-Home (WAH)-Lizenz. Für jede WAH-Lizenz, die Sie erwerben, ist der einzige Hauptnutzer eines Geräts, auf dem Sie eine separat lizenzierte Kopie der Software ausführen (Arbeitsgerät), berechtigt, eine Kopie der Software ausschließlich zu arbeitsbezogenen Zwecken auf einem Heimgerät zu installieren und zu verwenden (WAH-Nutzer). Wenn Sie die Software auf dem Arbeitsgerät aktualisieren, ist der WAH-Nutzer berechtigt, die Kopie auf dem Heimgerät zu aktualisieren. Das Recht des WAH-Nutzers zur Verwendung der Software endet, wenn der WAH-Nutzer Ihre Organisation verlässt. Zu diesem Zeitpunkt ist der WAH-Nutzer verpflichtet, die Software von dem Heimgerät zu entfernen. 

Dasselbe gilt natürlich, wenn auf dem Arbeitsplatz das Office nicht mehr in Lizenz ist (weil es z.B. auf einen anderen Rechner übertragen wurde). Hinzu kommt, dass es arbeitsrechtlich geregelt sein muss, wenn jemand überhaupt zuhause dienstliche Tätigkeiten ausführen darf. Aber das ist ein anderes Thema.

Was nun, soll man beschaffen?

Für Institute
Die üblicherweise an der Universität Bonn genutzten Versionen sind über MS Select (Plus) rabattiert zu kaufen über unseren SoftwareShop. Es handelt sich um Office Suiten.

Die Cloud-basierten Versionen aus Office 365 werden für die Nutzung in der Universität nicht empfohlen, weil der Datenschutz in Forschungsvorhaben nicht zu kontrollieren ist. Es kann nicht sein, dass man sich innerhalb der Universität um Schutz von Forschungsinformationen bemüht, dann aber - freiwillig - die Daten in Systeme legt, von denen seit Jahren bekannt ist, dass sie - vollkommen legal!!! - von Regierungsbehörden ausgewertet werden (Vgl. Safe-Harbor-Abkommen, etc.).

Für Studierende
gibt es leider im Softwareshop kaum noch sinnvolle Microsoft-Angebote. Die Fa. Microsoft hat diese Versionen aus fast allen Verträgen herausgenommen. Eine Quelle für Produkte, die Microsoft Studierenden anbietet, ist die Webseite https://www.microsoft.com/de-de/store/b/student. Hier findet man unter "Office" den Hinweis auf "Office 365 University" (welches ausschließlich ONLINE nutzbar ist, aber den Datenschutzrechtlichen Ansprüchen der Universität nicht genügt. Privatpersonen KÖNNEN diese Version natürlich nutzen).

Eine mögliche andere Quelle könnte auch das "ASKnet Studyhouse" sein. Hier findet man, dass die Cloud-gestützte "Office 365 University"-Version ca. 80 € für 4 Jahre kosten soll, eine lokal installierbare Verions "Office 2013 Home und Student"-Version für 139 Euro zu haben ist (immerhin 10 Euro günstiger als direkt über Microsoft). Hier haben wir das grundsätzliche Problem, dass die Fa. Microsoft das Cloud-gestützte Office 365 unbedingt vermarkten möchte. Die Preise sind entsprechend gestaltet.

Einige Meldungen in der IT-Presse suggerieren, dass Microsoft allen Studierenden kostenlos Office 365 Pro Plus zur Verfügung stellt. Im Detail gilt dies nur an Universitäten, die entsprechende Campus-weite Verträge mit Microsoft abgeschlossen haben. Dies ist an der Universität Bonn aktuell nicht der Fall.

Weitere Informationen zum Thema Microsoft-Verträge:
http://www.hrz.uni-bonn.de/rechner-und-software/pc-software-lizenzen/lizenzvertraege/microsoft_vertraege
http://www.hrz.uni-bonn.de/rechner-und-software/pc-anwendungen/officepakete

Sie können im freien Handel auch entsprechend günstigere Angebote finden, aber bitte achten Sie darauf, dass Sie an "ehrliche Händler" geraten. Nicht jedes Angebot ist empfehlenswert. Je günstiger die Produkte werden, desto mehr Vorsicht sollte man walten lassen. So kostet das Office 365 University im freien ASKnet-Shop (unter www.studyhouse.de ca. 70 Euro (inkl. Studentenrabatt).  Die "normale" Office 2013 Suite findet man dort gar nicht, weil es eine "typische Privatversion" ist.

Bei Studierenden wird in der Regel nicht so sehr auf den Datenschutz geschaut, weil 1. die Mitarbeit in Spitzenforschung in der Regel noch nicht erfolgt und 2. Studierende häufig auch in der Universität als "Privatpersonen" betrachtet werden, die selbst über Ihre Daten verfügen müssen. Sobald Sie als Studierende dann in Projekte eingebunden sind, gelten die Regel wir für Beschäftigte. So kann es passieren, dass Sie die liebgewonnenen Möglichkeiten mancher Produkte dann nicht mehr nutzen dürfen.

Was ist die Starter-Version?

Mit neuen PCs wird gelegentlich eine funktionsreduzierte Version von Word und Excel ausgeliefert werden (bisher oft als 60-Tage-Testversion), die aber Werbung von MS einblendet und an der Universität häufig erforderliche Funktionen wie Makros, automatische Inhaltsverzeichnisse, etc. nicht enthält. Anders als Google mit seinen Office-Paketen verzichtet Microsoft wohl darauf, den Inhalt der Dokumente zu scannen, um „kontextbezogene Werbung“ einzublenden (d.h. Informationen über den Inhalt der Dokumente an den Server zu übermitteln, der die Werbung auswählt!).  So oder so, die „Starter“-Version sollte an der Universität keine Rolle spielen.

Weitere Informationen: MS Office 365

Die Aktuellen Versionen von MS Office sind kompliziert zu überschauen. Die MS Webseite unter https://products.office.com/de-de/home-and-student erklärt:

Worin besteht der Unterschied zwischen Office 2016 -Suiten und Office 365-Plänen?
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Mit den Office 365-Abonnementplänen erhalten Sie vollständige, installierbare Office-Anwendungen: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher und Access (Publisher und Access sind nur für PCs verfügbar.) Sie können Office 365 auf mehreren Geräten wie PCs, Macs, Android-Tablets, Android-Smartphones, iPad und iPhone installieren. Darüber hinaus erhalten Sie mit Office 365 Dienste wie Onlinespeicher auf OneDrive und Skype-Gesprächsminuten für die private Nutzung. Mit einem aktiven Office 365-Abonnement verfügen Sie immer über die neuesten Versionen der Office-Anwendungen.

Office im Einzelkauf enthält Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint für die Nutzung auf einem einzelnen PC oder Mac. Die Anwendungen werden nicht automatisch aktualisiert. Die Office-Anwendungen, die für den Einzelkauf verfügbar sind, sind Office 2016 für Windows und Mac. Zu den älteren Versionen gehören Office 2013, Office 2011 für Mac, Office 2010, Office 2007, Office 2008 für Mac und Office 2004 für Mac.Office 2010 und Office 2007 sind mit Windows 8.1 und älteren Versionen kompatibel. Office im Einzelkauf enthält keinen der Dienste, die in Office 365 enthalten sind.

(Stand: 24.11.2015)

Bei den "Vollversionen" der Office 365 Pläne ist noch zu beachten, dass diese im Regelfall "gestreamt" auf den Rechner kommen, d.h. es wird bei jedem Aufruf geprüft, ob die neueste Version installiert ist und man bekommt - ob man will oder nicht! - alle aktuellen Änderungen.

 

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