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Informationen zu Lizenzbedingungen

Lizenzverträge und -regelungen

Der folgende Text hat nicht den Anspruch auf juristische Korrektheit. Er dient ausschließlich der allgemeinen Information und zur Entwicklung und Vertiefung einer entsprechenden Aufmerksamkeit für das Thema Lizenzrecht an der Universität Bonn.

Beachten Sie bitte: in Landeslizenz- und Campuslizenz-Rahmenverträgen stehen in der Regel nur allgemeine Rahmenbedingungen (i.a. berechtigte Nutzer, Sondernutzungsrechte, etc.)  für den Einsatz in der Universität. Diese Rahmenregelungen werden ergänzt durch die konkreten Nutzungsregeln ("Product Use Rights") aus den Lizenzbedingungen für jedes einzelne Produkt. Erst in Kombination wird daraus letztlich ersichtlich, in welcher Form, wo und unter welchen Bedingungen die Software einzusetzen ist. Diese Kombination von Bedingungen ist rechtsverbindlich und von allen Personen in der Universität einzuhalten. Hier gilt das Prinzip, das auch vom Auto bekannt ist: Schuld sind häufig der Halter und der Fahrer!

Beachten Sie: Es gelten immer die Vertragsbedingungen zum jeweiligen Kaufzeitpunkt, d.h. ob eine Up- bzw. Downgradeberechtigung existiert oder nicht, ob Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das Recht haben, die Software auch auf heimischen PCs zu nutzen (was übrigens in der Regel nur eine Nutzung zu DIENSTLICHEN Zwecken zuhause einschließt!), all diese Dinge sind dem jeweiligen Rahmenvertrag zu entnehmen. In der Regel finden Sie diese Information auch beim Händler. Auch wenn sich die Bedingungen im Laufe der Jahre geändert haben, für Sie gelten immer die Bedingungen zum Kaufzeitpunkt! Wir, als HRZ, haben kein Archiv der verschiedenen Rahmenbedingungen und können Ihnen in der Regel Ihre Fragen zu den Verträgen (insbesondere zu vergangenen) kaum beantworten - dafür ist die Vielzahl an Verträgen, Produkten und Firmen zu groß. Es handelt sich immer um eine Einzelfallprüfung. Fragen Sie jedoch gerne, ob wir allgemeine Informationen zu dem Thema haben. Die jeweils gültigen Vertragsbedingungen können Sie in der Regel vom LIEFERANTEN in der gültigen Fassung erhalten (d.h. im Softwareshop können Sie die jeweils gültigen Vertragsbedingungen lesen).

Ein paar allgemeine Informationen lassen sich jedoch zusammenstellen:

Insitute, die im Rahmen der Verträge Software bestellen, tun das als Institution der Universität Bonn. Jede Institution ist an der Universität Bonn für die Kontrolle des Lizenzeinsatzes selbst verantwortlich. Die Lizenzbedingungen sind OHNE AUSSNAHME einzuhalten. Letztlich sind jedoch die derart beschafften Produkte auch EIGENTUM der Universität Bonn und NICHT des jeweiligen Bestellers oder Institutes. D.h. die Software kann und sollte innerhalb der Universität weitergegeben werden, wenn Sie selbst das Produkt nicht mehr benötigen! Eine entsprechende Infrastruktur dafür ist empfohlen, in der Universität jedoch leider (noch) nicht realisiert.

Hinweis: Ein sogenannte Volumenlizenzvertrag ist KEINE Flatrate. Sie müssen jedes einzelne Produkt bzw. jeden Einsatz einzeln kaufen und bezahlen. Echte "Flatrates" laufen in der Regel - falls überhaupt - unter dem Begriff "Campus-Vertrag" (s.u.). Bitte verwechseln Sie diese Begriffe nicht.

In der Regel erwirbt ein Institut Einzellizenzen, zu besonderen Preisen, für die in seiner Verantwortung liegenden PCs, Server und Nutzer (CALs, AU (=authorized user)-Lizenzen, etc.). Die Lizenzgewährung beinhaltet das jeweilige Nutzungsrecht, verbietet aber immer das Verleihen oder Vermieten der Software und größtenteils auch die kommerzielle Nutzung. D.h. z.B. Kursräume, die für die Nutzung innerhalb der Universität mit Software bestückt werden, verlieren u.U. ihre Lizenz, wenn die Räume Dritten (= nicht von der Universität Bonn stammenden Veranstaltern ODER TEILNEHMERN) überlassen werden! Klären Sie solche Einsatzszenarien bitte sorgfältig im voraus.

Eine besondere Situation ergibt sich, wenn für die ganze Universität oder bestimmte Teilbereiche Campuslizenzen abgeschlossen wurden. Hier ergibt sich immer eine besondere Situation, die für uns im HRZ nicht immer durchschaubar ist. So sind z.B. von einigen Instituten für deren Bereich (eingeschränkte) Campuslizenzen gekauft worden. Diese Lizenzen gelten dann auch nur dort in dem im Vertrag festgelegten Rahmen. Für andere Einrichtungen der Universität sind die Produkte dann zu den "üblichen" Konditionen über Rahmenverträge und Sonderrabatte (z.B. als Preis für F&L (Forschung & Lehre) zu beziehen. Der Abschluss von Campusverträgen für Teilbereiche der Universität lässte keinen Schluss darüber zu, ob diese Verträge auch für andere Bereiche gelten.

Beispiele: Die Informatik hat für ihre Rechner und Studierenden Dreamspark (früher: MSDNAA) abgeschlossen, über welches die Studierenden der Informatik kostenlos bzw. kostengünstig Produkte erwerben können - diese Produkte stehen anderen Studierenden damit aber NICHT zur Verfügung.
Ein anderes Beispiel: In Kooperation mit der ULB hat das HRZ einen Campusvertrag für die Nutzung von Citavi (ein Literaturverwaltungsprogramm, welches z.B. Zitate in Hausarbeiten und Veröffentlichungen elegant verwalten kann) für die ganze Universität abgeschlossen: Diese Lizenzen sind für den Einsatz in der Universität und zur Nutzung durch Universitätsangehörige (Studierende & Mitarbeiter) damit gültig. Wie man an die Lizenzschlüssel kommt, ist an der jeweiligen Stelle beschrieben.

Aber auch diese Information unterliegt der "zeitlichen Wandlung". Achten Sie darauf, was im Vertrag steht, bzw. an der richtigen Stelle der Informationen! Das sind nur zwei Beispiele: Und jedes Produkt unterscheidet sich in Handhabung und Lizenzmöglichkeiten von den anderen. Und dennoch: An einer vernünftigen Lizenzverwaltung kommt niemand mehr vorbei!

Allgemein: Es wird grundsätzlich unterschieden zwischen Lizenzen und Datenträgern. Instiute können die Datenträger in der Regel in der praktischen Stückzahl kaufen und vorhalten, die Frage der Lizenz ist gesondert zu bedenken und zu dokumentieren!

Einzelne Hinweise (die so oder ähnlich für fast alle Hersteller gelten)

  • Die Microsoft-Betriebssysteme, die über den Select-Rahmenvertrag gekauft werden können, sind allesamt "Upgrade-Lizenzen", d.h., sie müssen für den PC bereits ein "gültiges" Betriebssysteme NACHWEISEN können, um den Einsatz der gekauften Upgrade-Lizenz legal zu halten. Wenn Sie diesen Nachweis (in der Regel ist der Nachweis der unbeschädigte Lizenzaufkleber auf dem Rechner - eine Rechnung gilt von Seiten Microsofts in der Regel NICHT als Lizenznachweis!) nicht führen können, sollten Sie eine "Windows-Basislizenz" (in der Regel ein sogenanntes Systembuilder-Paket (SB)) mitbestellen (und diesen Nachweis zu den Unterlagen nehmen).
    Häufig findet man in der Presse den Hinweis, dass man Basisbetriebssysteme auf neue Rechner übertragen kann. Entsprechende Urteile von Gerichten werden aber in der Regel falsch interpretiert. Die momentane Interpretation lautet: Ein Betriebssystem kann auf einen anderen Rechner übertragen werden, wenn SÄMTLICHE zur Lieferung gehörenden Unterlagen (Lizenzaufkleber, Original-Datenträger und -Verpackungen) jeweils individuell pro (altem) Rechner vorgewiesen werden können. Einfach einen "Karton" von Aufklebern und ein paar CDs zu "haben", reicht nicht. Außerdem erlischt die Möglichkeit der Übertragung, sobald das Basisbetriebssystem mit einem Upgrade aus einem Volumenlizenzvertrag "aufgewertet" wurde - so die Aussage Microsofts. Unser Fazit: Wechseln Sie auf eine kostenloses Open-Source-Betriebssystem, oder, falls das nicht geht, kaufen Sie mit einem neuen Rechner auch das passende - aktuelle - Betriebssystem und setzen Sie das ein.
  • Zusätzlich zum Betriebssystem (und den Anwendungen) werden bei Microsoft gesonderte Lizenzen fällig, wenn ein PC-Arbeitsplatz (Client) auf die Microsoft-spezifischen Server der Windows-Reihe bzw. dort laufende Dienste zugreifen will (sogenannte Client-Acces-Lizenzen (CALs)). Hier ist zu beachten, dass auch indirekte Zugriff zur CAL-Lizenzpflicht führen. D.h. ein Windows-Server, der einen Webserver trägt, auf den "die ganze Welt"' zugreifen kann, führt zur Pflicht ebenfalls "für die ganze Welt" eine Zugriffslizenz zu kaufen. Natürlich gibt es diese: In Form eines sogenannten "External-Connectors" (und da Mitarbeiter nicht "external" sind, kann man darüber diskutieren, ob man für diese nicht zusätzlich eine Windows-Server-CAL benötigt...). Fazit:Vermeiden Sie den Einsatz von Windows Servern für Dienste, die unmittelbar nichts mit Microsoft zu tun haben und/oder - falls das nicht geht - begrenzen Sie den Zugriff auf eine überschaubare Zahl an Personen, für die Sie dann prüfen müssen, ob die das Zugriffsrecht auf diese Dienste haben.
  • Ob eine Software-Version sprachspezifisch ist, ist ebenfalls zu beachten. Der Wechsel von einer englischen auf eine deutsche Sprache ist von der Lizenz in der Regeln NICHT abgedeckt.
  • Eine Frage, die uns vermehrt gestellt wird: Ist die Nutzung von Software auf virtualisierten Umgebungen in der Lizenz für den PC erhalten? Antwort: In der Regel NICHT! Zwar gibt es Ausnahmen  (vgl. Lizenzbeschreibung), aber normalerweise müssen für jede Virtuelle Maschine eigene Lizenzen (für jedes dort laufende Produkt) vorliegen. u.U. muss man auch Hardware-bezogene Lizenzen kaufen, weil das günstiger sein kann. Beachten Sie auch: Es gibt immer wieder Änderungen in diesen Regelungen: So hat die Fa. MS das Recht, eine virtuelle Maschine innerhalb eines Blades im laufenden Betrieb zu verschieben, seit Windows Server 2012 in die "Software-Assurance" verlagert (das ist dort die Wartung). Eine Serverlizenz reicht somit für einen Betrieb in der Serverumgebung nicht mehr - es muss eine aktive SA vorliegen. Und diese muss mit dem Kauf abgeschlossen sein und nahtlos verlängert werden - ein nachträglicher Kauf oder ein Kauf nach ablauf einer alten SA-Option ist nicht möglicht. Das ist völlig unabhängig davon, ob die Virtualisierungssoftware selbst bereits bezahlt werden musste. Planen Sie Ihre Lizenzen und sichern Sie sich ab!

Noch eins: Auch wenn sich die Juristen in diesem Punkt noch streiten: In der Regel kann eine PRIVATE Lizenz eines Mitarbeiters NICHT auf einem dienstlichen PC eingesetzt werden! Theoretisch könnte ein Mitarbeiter zwar seine persönliche Lizenz an das Institut verkaufen, aber das Institut haftet für Lizenzverstöße auf seinen Rechnern. Und oft sind die privaten Nutzungsrechte nicht an der Universität gültig.

Umgekehrt ist auch der Einsatz von eigenen Rechnern (Bring your own device, BYOD) an der Universität lizenzrechtlich nicht unumstritten. Davon ab, dass die Nutzung von dienstlicher Software (lies: von der Universität bezahlter Software!) u.U. nur auf "der Universität gehörenden Rechnern" gestattet ist, müsste eine "auf einem privaten Rechner zur Verfügung gestellte dienstliche Software" u.U. dem Finanzamt als "Geldwerter Vorteil des Arbeitgebers" angemeldet und versteuert werden. Das alles ist fallspezifisch.

Sie sehen, Lizenzrecht ist heikel und ein leichtfertiger Umgang damit kann nicht harmlos geredet werden.

Die Lösung aller Lizenzprobleme: Shareware & Freeware?

Tatsächlich liefert der "freie Softwaremarkt" heute gute und auch für den Einsatz an der Universität optimale Betriebssysteme und Anwendungen und im Rahmen einer wirtschaftlichen Arbeitsweise sollte einer kostengünstigen Lösung der Vorrang gegeben werden! Ein PC, der heute unter Linux aufgesetzt ist und mit Hilfe freier Software betrieben wird (z.B. dem OpenOffice - einem sehr guten Office-Paket von Oracle und anderen Entwicklern) benötigt in der Regel keine besonderen Lizenzkosten.

Dennoch sollten Sie beachten: Auch diese Produkte unterliegen Lizenzbedingungen! Mit der Installation erklären Sie sich zur Einhaltung dieser Bedingungen einverstanden. LESEN SIE diese Bedingungen! Denn häufig sind Produkte aus dem freien Markt zwar z.B. für Privatpersonen kostenlos, doch der Einsatz im nicht-privaten (!!) Umfeld einer Universität muss explizit ebenfalls freigegeben sein. Auch Produkte, die "zur Lehre" freigegeben sind (dieser Satz gilt ebenso für spezielle Kauf-Versionen für Schüler, Studenten &  Lehrer, sogenannte SSL-Versionen) sind damit nicht automatisch auf einem Mitarbeiterarbeitsplatz kostenlos! Diese Versionen dürfen dann NUR für das Umfeld der Lehre kostenlos genutzt werden, nicht jedoch automatisch im Forschungsbetrieb, in der Verwaltung, in der Patientenversorgung, etc.

Viele Adminstratoren meinen z.B. man könnte "kostenlose Antivirussoftware" auf den dienstlich genutzten Rechnern installieren, "weil sie doch frei ist". Meist ist das ein Irrtum! Die klassischen Antivirus-Produkte werden NUR für die Private Nutzung kostenlos abgegeben. Dies ist ein Beispiel für Lizenzverstöße, die häufig aus "gutem Glauben" begangen werden,  aber leider dennoch volle Rechtsvergehen sind, selbst wenn die betroffene Firma "das nicht merken mag" (was so übrigens nicht stimmt, denn spätestens beim Update der Antivirus-Signaturen wird die IP-Adresse ermittelt und damit die Zugehörifkeit von Rechnern zum offiziellen Uni-Netz dokumentiert).

Nur, wenn in den Lizenzbedingungen explizit steht, dass in dem von Ihnen genutzen Einsatzgebiet die Lizenz kostenlos genutzt werden kann, ist der Einsatz ohne den Kauf einer Lizenz legal - sonst nicht!

Wir bitten Sie, diese Informationen zu beachten und den Leitfaden Softwarenutzung zu beachten!

Weitere Informationen, die Ihnen bei der Ermittlung der Rahmenbedingungen zu Ihren Softwareprodukten helfen können, stehen unter den jeweiligen Lizenz-Vertrags-Nummern bei ihren Händlern zur Verfügung.

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